1. Professionelt brug af Word

Vi skal nu til at bruge Word til at forme “professionelle” dokumenter. Dvs. dokumenter, som præsenterer sig pænt, som er velformulerede og fri for stavefejl, og som bruges professionelt i erhvervslivet. Her i form af ansøgninger og CV.

1.1 Stave- og grammatik kontrol, skifte sprog og korrekturlæsning

Der findes en omfattende stavekontrol i Word, som endda dækker de mest populære fremmedsprog som tysk og engelsk.

Daglig brug af stave- og grammatikkontrol

• Du vil sikkert bemærke, at der kommer både blå og røde markeringer. De røde er stavekontrollen og de blå er grammatikkontrollen (1)
• På fanen Gennemse (2) finder du muligheden for at regulere, om du vil have både stave- og grammatikkontrol eller kun stavekontrol (3)

Link til toppen af siden.

1.2 Oversættelser, kommentarer og korrekturlæsning

• Ligeledes under fanen Gennemse (1) kan du oversætte et helt dokument af gangen til et andet sprog
• Vælg knappen Sprog > Oversæt (2), og fra fald-ned menuen vælg Oversæt dokument (3)

• Til højre kommer der et panel frem. Her vælger jeg sproget Vietnamesisk (1) og klikker på knappen Oversæt (2)

• Vupti, så er der oversat til vietnamesisk.

Kommentarer og korrekturlæsning

Fanen Gennemse har nogle gode muligheder for at arbejde med kommentarer og korrekturlæsning. Korrekturlæsning er f.eks., hvis du skriver f.eks. en ansøgning og beder en anden læse din ansøgning og komme med kommentarer til teksten.

• Du kan indsætte kommentarer ved at stille dig det ønskede sted i teksten (1) og klikke på knappen Ny kommentar (2)
• Så ses kommentaren til højre (3). Du kan altid fjerne kommentarerne igen
• Word har mulighed for korrekturlæsning. Hvis du skal læse en korrektur, så aktiver knappen Registrer ændringer (4). Så kan alle se de ændringer, du foretager, og man kan så senere godkende og afvise ændringerne.

Link til toppen af siden.

1.3 Slå stavekontrollen helt fra

• Vælg fra hovedmenuen Filer (1)

• Under Filer vælg Indstillinger (1)

• Vælg Korrektur (1)
• Under Korrektur kan du slå de forskellige typer stavekontrol til og fra (2)
• Når du er tilfreds, klik på knappen OK (3)

Link til toppen af siden.

1.4 Skifte sprog

Hvis stavekontrollerne er slået til, skifter Word selv sproget, hvis den ellers genkender dit sprog. Den genkender typisk engelsk og tysk. Du kan vælge sprog og installere stave- og grammatik kontrol på flere sprog.

• Følg vejledningen ovenfor, så du kommer ind i indstillingerne.
• I stedet for at vælge Korrektur så vælg Sprog (1)
• Du kan se de sprog, som knapper og menuer vises på midt i billedet (2)
• Du kan skifte redigeringssprog her til engelsk nederst (3)
• Hvis du klikker på knappen Tilføj et sprog (4), så får du temmelig mange sprog at vælge imellem (5)

Link til toppen af siden.

Opgaver

1.1 Autokorrektur

Tekst til opgaven:

Stave- og grammatik kontrol Her er en tekst, hvor jeg med vilje har lavet nogle stave- og grammatik fejl: Jeg vågnede i morges og det regndte helt vildt ude. Min kat ville ikk spise sin mad fordi den var for kold jeg tog på min jakke  men glemtede min nøgler derhjem bussen kom for sænt som den altid gør her i byen. En mand råbte i sin telefon og lød mega sur agtig. Jeg købte en kaffe men den smagte lidt mærkligt. På arbejdet forstod jeg ik hva chefen mente overhodet bagefter crasjede min compoter og alt mit arbjede forsvandt. Efter frokost var jeg så træt at jeg næsten sov. Nu vil jeg bare hjem og slappe afe hele aftenen.

• Sæt ovenstående tekst ind i et Word dokument
• Tjek efter, om den er stillet til at rette både stavefejl og grammatiske fejl. Det skal den være
• Ret fejlene
• Kik efter, om der er yderligere fejl
• Fanger den alle fejl?

Ekstra opgaver

• Oversæt dokumentet til et fremmed sprog f.eks. engelsk, japansk, færøsk eller hvad du finder på med oversætteren
• Prøv at skriv en sætning eller 2 på engelsk. Se, om Word skifter stavekontrollen til engelsk

Link til toppen af siden.

2 CV med skjulte tabeller, sidetal og portrætbillede

Jeg har her lavet et meget primitivt CV. Det ser sådan ud:

• Opbygningen er helt fin, men tabellerne ser ikke så pæne ud på et CV
• Derfor vil jeg nu gøre tabellerne usynlige. Skulle jeg få brug for det, kan jeg altid gøre dem synlige igen
  • Marker tabellen (1). Du får nu nogle ekstra faner målrettet din tabel.
  • I den ekstra fane Tabeldesign (2) vælg knappen Kanter (3)
  • I den tilhørende fald-ned menu vælg Ingen kant (4)
  • Tabellen får nu et udseende som nederst (1).

Hvis du har glemt, hvordan man arbejder med tabeller og sidehoved, så er der lidt hjælp her

• Tabeller og punktopstillinger: https://bliv-klogere.dk/index.php/2-tabeller-punktopstillinger-lister-og-tekst-om-billeder/
• Sidehoved: https://bliv-klogere.dk/index.php/4-brevhoved-og-brevfletning/

Sidetal

• Du indsætter sidetal fra fanen Indsæt (1) > Sidetal (2)
• Fra fald-ned menuen vælg den ønskede placering, her Nederst på siden (3) og centreret (4)

Tekstboks

En tekstboks kan du, lige som figurer, placere hvor som helst på din skærm uden hensyn til, hvad der ligger under den. Jeg vil her bruge den til et portrætfoto.

• Fra fanen Indsæt (1) vælg Figurer (2)
• Marker tekstboks-figuren, som du finder øverst til venstre (3)

• I dit Word-dokument marker det område, hvor tekstboksen skal være, samt hvor stor den skal være (1)
• I den tilhørende lokalmenu vælg den relevante tekstombrydning (2)
• Vælg enten Flyt med tekst eller som jeg har gjort Fastgør placering på side (3)

• Du vil nu kunne indsætte et billede i tekstboksen, vælg fanen Indsæt > Indsæt billede

Link til toppen af siden.

Opgaver

2.1 Fjern tabellerne

• Download filen her, åben den og fjern tabellerne
• Udskift teksten med noget, der er mere relevant for dig, men du behøves ikke at gøre listen komplet. Meningen er kun at prøve metoden af.
  • Under uddannelse kunne du jo tilføje “2026. Forberedende voksenundervisning, faget Digital” 🙂
• Fortsæt med 1 – 2 sektioner mere. F.eks. med en sektion om sprog og en sektion “Personligt”. Sprogsektionen skal være i tabelform, hvor du så selv fjerner tabellen

Link til toppen af siden.

2.2 Sidehoved og sidetal

• Ret adressen i sidehovedet til en anden adresse
• Indsæt sidetal nederst på siden

Ekstra

• Indsæt et portrætfoto i en tekstboks

Link til toppen af siden.

3. Skrifttyper og typografier

Forskel mellem skrifttyper og typografier

• En skrifttype er den type skrift, man vælger, uanset skriftens farve, størrelse, om den er understreget. Eksempler på skrifttyper er Arial, Times new roman, Garamond m.fl
• En typografi er en skrifttype med en bestemt farve, størrelse, eventuelt understreget.
• Eksempel: Hvis en skrift med typen Arial et sted i teksen er understreget og har en skriftstørrelse på 12, mens den et andet sted har stadig har typen Arial, størrelse 14 og ikke er understreget, så har vi samme skrifttype med 2 forskellige typografier

Forskellen mellem serif- og sans-serif skrift

Serifskrift har små fødder på nederst, hvilket fremmer læsbarheden. Det kan også bruges dekorativt som her på siden, hvor de store overskrifter (f.eks. 3 Typografier lige ovenfor) er serif-skrift. Sans-serif (fransk for “uden-fødder”) er skrift uden fødder på lige som i dette afsnit. Alle skrifttyper er enten serif eller sans-serif.

Alt i alt:

• Serifskrift har fødder på bogstaverne. Bruges til lange tekster og til dekorative overskrifter.
• Sans-serif har ikke fødder på bogstaverne. Bruges til kortere tekster, er meget brugt til hjemmesider, men kan også bruges dekorativt og til overskrifter

Hvad for en skrifttype skal jeg så vælge til min ansøgning

• Det bestemmer du selv, vælg det pæneste. Men lad være med at bruge alt for mange forskellige typografier. Jeg bruger en skrifttype til det hele, men jeg bruger den i forskellige varianter til overskrifter og brødtekst.
• Eksempler på gode skrifttyper: Arial, Garamond, Helvetica samt de standard skrifttyper, som Microsoft bruger. Jeg har brugt Microsoft-typerne Cambria (serif-skrift) og Calibri (sans-serif) meget
• Jeg bruger aldrig Times new roman, jeg synes, at den er grim, og fejler du i kodningen af en hjemmeside, så viser den Times new roman. Men du bestemmer
• Et godt råd: Hold det enkelt men vær også gerne en lille smule kreativ en gang imellem. F.eks. hvis du søger ind til Lego. Omvendt så lad være, hvis du søger job som en fantasiforladt revisor :-

Link til toppen af siden.

3.1 Brug af Words typografier

Du kan fra fanen Hjem (1) altid her-og-nu rette i din typografi. Det gør du fra området Skrifttyper (2). Det er nemt, men du risikerer at bruge alt for mange forskellige typografier. Derfor anbefaler jeg, at du tager dig tiden til at lære at bruge typografierne til højre (3).

• Jeg har markeret overskriften allerede fra start (1) og givet den typografien Overskrift 1 ved at klikke på knappen Overskrift 1 (2)

• Nu vil jeg redigere i overskriften. Det gør jeg ved at højreklikke på overskriften (1) og i lokalmenuen vælge Rediger (2)

• I vinduet rediger Typografi vælger jeg skrifttypen Cambria (1) og giver den en rød farve (2). Lad være med at bruge røde farver i en rigtig ansøgning, jeg har kun valgt den, fordi den er god til at illustrerer, hvad jeg mener
• Dine ændringer vises med det samme (3)
• Nederst vælg gerne Opdater automatisk og eventuelt Nye dokumenter baseret på skabelon (4).
  • Opdater automatisk gør, at du løbende kan lave rettelser
  • Det med skabelonen er ikke strengt nødvendigt, forklaringen kommer vi til senere

• Jeg vil have en kant nederst på min skrift. For at få det, er det nødvendigt at se yderligere muligheder. Klik på knappen Formater (1) og vælg Kant (2)

• I vinduet Kanter og skygge vælg Ingen (1) samt en linjetykkelse på 1 pkt. (2)
• Til højre marker, at kun den nederste kant skal være synlig (3). Den nederste kant bliver så vist i figuren (4). Klik til sidst på knappen OK

• Nu er overskriften understreget (1)

Ret i brødteksten

Hvis du vil rette i typografien til brødteksten, så skal du rette i typografien Normal. Det gør du helt som beskrevet ovenfor mht. at rette i typografien Overskrift

Afslutning: Brug typografierne så meget som muligt

Hvis du vil rette i typografien til brødteksten, så skal du rette i typografien Normal. Det gør du helt som beskrevet ovenfor mht. at rette i typografien Overskrift. Dvs. højreklik på typografien (1) og vælg Rediger (2)

Link til toppen af siden.

3.2 Gem som skabelon

Hvis du ønsker at genbruge dit layout eller endda have det samme sidehoved klar til nye dokumenter, så kan du gøre det på 2 måder.

• Gem dit færdige dokument på normal vis og lav kopier af det
• … men du kan også bruge skabelon-funktionen og bevare typografierne. Det kræver, at du før havde markeret muligheden Nye dokumenter baseret på skabelonen (4). Se afsnittet ovenfor

• Jeg har gemt en kopi af mit CV fra før. Jeg har beholdt sidehovedet (1) og fjernet alt tekst (2)
• Bemærk, at jeg stadigvæk har ændret typografierne (3)

• Nu vil jeg gemme dokumentet som en Word skabelon. Det gør jeg ved at gemme næsten som normalt
• Klik på Filer øverst til venstre på dine faneblade
• Vælg herefter Gem en kopi (1). I nogle udgaver af Word hedder muligheden “Gem som”. Det er det samme

• I feltet øverst giv skabelonen et navn (1)
• Så kommer det vigtige. Du skal fra fald-ned menuen vælge dokumenttypen Word-skabelon (*.dotx). Altså ikke almindeligt Word format, men Word skabelon
• Microsoft har en særlig mappe til skabeloner, som du skal gemme din skabelon i. Klik på linket Gå til anbefalet mappe (3)

• I det nye vindue tjek efter, at filnavn og filtype er rigtige (1)
• Til sidst klik på Gem (1), så bliver din skabelon gemt det rigtige sted (2)

• Når du inde fra Word > Filer laver et nyt dokument (1), så ser du skabelonerne nederst på fanen Office (2)
• Her har du mange skabeloner til rådighed, som du kan bruge. Ikke mindst til CV og ansøgninger (3). Hvis du vil bruge dem, skal du bare klikke på den ønskede skabelon
• Du kan endda lede efter flere ansøgninger online (4)
• For at se den skabelon, du lavede før, skal du gå ind under fanen Personlig (5)

• Inde på fanen Personlig (1) ser du den skabelon, du lavede før (2)

Link til toppen af siden.

3.3 Alternative typografier som ikoner

• Word har nogle typografier, som ikke er bogstaver men ikon-skrifttyper
• Jeg har brugt dem i mit sidehoved som telefon- og mail ikon (1)

• Det drejer sig om typografierne
  • Webdings (1)
  • Windings inklusive windings 2 og 3 (2)

• Vælger du de skrifttyper, så får du en række ikoner, som du måske kan bruge
• Øverst i Word dokumentet har jeg skrevet hele tastaturet med almindelig skrift (1)
• Neden under har jeg kopieret den almindelig skrift og skiftet til ikon-skrifttyperne (2)

Link til toppen af siden.

Opgaver

3.1 Prøv skrifttyper af

3.2 Prøv vejledningen for typografier

• Download evt. Word-dokumentet fra opgave 3.1
• Følg vejledningen i afsnit 3.1 Typografier i Word, så Overskrift 1 bliver til en understreget underskrift
• Gem dit dokument

3.3 Prøv selv typografierne af

• Tag den af dine forslag fra opgave 3.1, som du bedst kan lide
• Ret typografierne til, så både typografierne Overskrift 1, Overskrift 2 og Normal er rettet
• Gem dit dokument

3.4 Gem som skabelon

• Hav dit dokument fra opgave 3.3 åbent
• Følg vejledningen fra afsnit 3.2 Gem som skabelon og gem dokumentet som en skabelon
• Luk dokumentet
• Opret et nyt dokument, hvor du anvender din gemte skabelon

Link til toppen af siden.

3.5 Tjek skabelonerne i Office

• Kik skabelonerne igennem i Office for CV’er og ansøgninger
• Prøv at oprette et CV kort på basis af en af CV skabelonerne og fyld lidt tekst i skabelonen
• Hvad synes du om at arbejde i skabelonen?

3.6 Skrifttyper som ikoner

• Åben et af dine CV’er. Alternativt download den lige ovenfor
• Læs vejledningen i afsnit 3.3 Skrifttyper som ikoner
• Åben gerne Word-filen med webdings og windings
• Brug et par af ikonerne et par steder på dit CV, f.eks. i sidehovedet.

Link til toppen af siden.

4. Eksporter et Word-dokument i .pdf formatet

Når man uploader en ansøgning, et cv eller en anbefaling, så gør man det næsten altid i .pdf formatet. Det både ser professionelt ud og er det også

Et .pdf format er en elektronisk udskrift. Når du har “skrevet dokumentet ud”, dvs. gemt det i .pdf formatet, så kan man i princippet ikke rette i dokumentet. Samtidig kræver .pdf ikke et program installeret lige som Word, du kan læse det i din browser eller i gratis programmet Acrobat Reader.

Du kan gå forbløffende mange veje for at gemme eller eksportere dit Word dokument i .pdf formatet.

• Vælg i fanebladene fanen Filer

1. mulighed og den nemmeste. Eksporter

• Vælg Eksporter (1) > Opret PDF/XPS dokument (2). Klik til sidst på ikonet Opret PDF/XPS (3)

2. mulighed. Gem en kopi

• Vælg Gem en kopi (1) og husk at gemme dokumentet i .pdf formatet (1)
• Bemærk at i nogle udgaver af Word hedder muligheden “Gem som” i stedet for “Gem en kopi”

3. Sidste mulighed Microsoft Printer to PDF

Som du sikkert ved, kan man installere forskellige printere til en computer. På alle Windows-computere er der indstillet en virtuel printer som kaldes Microsoft Print to PDF. Kikser alt andet, skal den nok gøre jobbet for dig.

• Vælg fra fanen Filer > Udskriv (1)
• Fra Printer-menuen vælg Microsoft Print to PDF (2)
• Klik til sidst på knappen Udskriv (3)

Link til toppen af siden.

Opgaver

4.1 Udskriv som pdf

• Åben et af dine gemte Word dokumenter og udskriv i .pdf formatet
• Hvis den ene af ovenstående metoder kikser, så vil den sidste metode med Microsoft Print to PDF helt sikkert virke
• Udskriv gerne et par stykker

Link til toppen af siden.

4.2 Udskriv en jobannonce som pdf

Gem gerne jobannoncen, hvis du har tænkt dig at søge jobbet. Så kan du genlæse den, hvis du bliver kaldt til samtale på annoncen.

• Find en tilfældig jobannonce f.eks. på Jobindex
• Marker alt teksten. Det gøres nemmest ved først at stille cursoren på annoncen. Herefter tast Ctrl + A, eventuelt tastet flere gange efter hinanden
• Når alt er markeret (og det må godt se rodet ud, din markering), klik på Ctrl + P for at printe
• Print til Microsoft Print to PDF (1) og knappen Print (2)

Link til toppen af siden.